Как поставщикам заявок отслеживать их статус в Битрикс24 клиента

Вопрос может интересовать только хороших поставщиков, плохим всё равно, что там происходит с результатами их трудов.

Три способа

1. Заходить в Битрикс24 клиента как сотрудник;
2. через хук выгружать статусы с портала клиента;
3. через отправку хука получать себе изменения статусов заявок.

Теперь подробно.

Смотреть как сотрудник

1. Создаётся в Битрикс24 в настройках прав роль «Блюдитель» с доступом только на ЧТЕНИЕ СВОИХ лидов, сделок и контактов. Остальное закрываем. Проверяем, чтобы не было «Все сотрудники» = какие-то права. А то ваша настройка работать не будет.
2. Создаётся отдел «Блюдители» в структуре компании. На этот отдел назначаются права «Блюдитель».
3. Приглашается поставщик заявок как сотрудник и помещается в структуре компании в отдел «Блюдители» (далее по тексту Б).
4. Делается автоматизация в CRM, когда по источнику поставщика заявок в поле «Наблюдатель» добавляется Б. Можно умным сценарием применить к предыдущим лидам/сделкам/контактам.
5. Всё! Б теперь будет видеть только те элементы, где он как Наблюдатель. Изменить что-то в них он не может, только смотрит.

• + Можно отследить всё взаимодействие между сотрудниками и заявкой и дать рекомендации по обработке.
• − Трудно получить общую статистику, потребуется отдельный человек, чтобы наблюдать за порталами.
• − Блюдитель видит структуру компании, сотрудников, общий чат, новости. Приглашайте только тех, кому доверяете.

Выгружаем статусы с портала через вебхук

Чтобы использовать этот способ, требуется передавать заявки на портал клиента либо через вебхук с правами на чтение, либо через приложение.

Используется метод crm.<сущность>.list. С помощью него с некой периодичностью (например, 2 раза в день) обращаются к порталу клиента, забирают оттуда свои элементы по фильтру. И эту информацию разбирают. Так можно получить не только статус (что сейчас с заявкой), но и какие действия с ней происходили.

• + Много полезной информации можно получить, что делать — вы знаете;
• − в Битрикс24 успех не всегда может быть успехом, придётся под каждого клиента делать свою сравнительную таблицу;
• − опасно выдавать вам такой доступ, так как вебхук может быть сворован, и кто-то нехороший воспользуется «+»-ом.

Подробно этот способ разбирать не считаю нужным.

Получение статусов через отправку хука с портала клиента

Если у вас есть своя CRM или другая учётная система, с которой идёт отправка заявок в порталы клиента, то, кроме Имени, Телефона, Источника и «Ответов на вопросы формы», в поле SOURCE_DESCRIPTION (есть в Лидах и Сделках) передаёте ID заявки из своей учётной системы.

Далее вам нужно сделать некий обработчик (скрипт), в который со стороны портала клиента будет отправляться хук. Хук будет в себе содержать ID заявки в вашей учётной системе и статус (например: выигран, проигран, брак, дозвонились). Таким образом скрипт сможет менять по ID статус заявки в вашей учётной системе. Скрипт размещаете на хостинге, обязательно с сертификатом SSL.

Проводите настройку на стороне клиента. Первым делом показать, что НИКАКИХ ЛИШНИХ ДАННЫХ эта штука не забирает. Далее говорим о важных для себя статусах заявки и спрашиваем с клиента: «А в каком столбике (статусе/стадии) вы такие заявки храните?». После ставим на эти статусы автоматизацию «Исходящий вебхук».

Пример настройки:

Условие: "Источник" = "Ваш Источник" и "Дополнительно об источнике" = "Заполнено"
Хендлер: https://вашхостинг.ру/вашобработчик.php?id={{Дополнительно об источнике}}&status=win

Вам придёт:

https://вашхостинг.ру/вашобработчик.php?id=1234&status=win

Где 1234 — ID заявки в вашей учётной системе, win — экстремально положительный статус её обработки.

Итого

Идеальным считаю совмещение способов 3 и 1. С одной стороны, вы всегда получаете актуальную информацию о статусе своих заявок. С другой, если что-то идёт не как у всех, имеете возможность зайти на портал и посмотреть глубже, «что особенного».