Большинство неприятностей с безопасностью в Битрикс24 начинаются не со взлома, а с прав, которые выдали «на всякий случай». Ниже три типичные ошибки из практики Максима: что происходит и как этого не допустить.
Ошибка 1. Лишние администраторы
Как это бывает
Вы дали сотруднику права администратора, чтобы он точно видел свои лиды. Сотрудник оказался нечист на руку и неглуп. Он начал вручную выгружать базу и стирать историю своих действий, чтобы потом не осталось концов.
Вы уехали на пару дней на конференцию. Хотите похвастаться перед коллегами, как у вас всё хорошо настроено в Битрикс24, но войти не можете: ваш пользователь удалён. Сотрудники не берут трубку. Настоящий государственный переворот. А всё потому, что у сотрудника были права администратора, и он просто уволил вас. Пока вы через техподдержку возвращаете себе доступ, всё уже будет сделано.
Что делать
Чем меньше администраторов на портале, тем лучше. Всегда давайте сотрудникам минимум прав, без которых нельзя работать.
- Подчинённым права администратора точно не нужны: Битрикс24 достаточно гибко настраивается и без них.
- Родственникам и соучредителям тоже не стоит. Плохого они, может, и не хотят, но по простоте или незнанию могут натворить дел.
Ещё два правила на случай, если доступ всё-таки придётся возвращать:
- Платите интегратору за лицензию через расчётный счёт и всегда с одной компании. Если что-то случится, так легче доказать, что владелец — вы.
- Когда лицензию регистрируют в кабинете партнёра, просите указать фамилию, имя и почту основного администратора.
Ошибка 2. Пересечение и наследование прав
Как это бывает
Сотрудник без отдела. Вы наняли сотрудника, не указали ему отдел и права отдельно не выдавали. В Битрикс24 стоят какие-то преднастроенные права, остальным их хватает, и новому хватит: свои лиды он видит. А то, что он видит и может править всю остальную CRM, вас не заботит. Пока он не начинает сливать заявки коллег конкурентам.
Урезанные права у руководителя. Вася Петров в подчинении у Оли Болтушкиной. Оля под подозрением, и на время проверки вы решили сильно урезать ей права: выдали отдельные права в CRM, но место в структуре компании не поменяли. Почувствует ли Оля изменения? Лишь отчасти. Права в Битрикс24 наследуются от сотрудника к руководителю, поэтому у Оли останутся как минимум те же права, что и у Васи.
Что делать
- Правильно выстраивайте структуру компании.
- Проверяйте права у каждого нового сотрудника.
- Настраивая права, учитывайте наследование от подчинённых к руководителю.
Полезно почитать:
Ошибка 3. Передача учётной записи
Как это бывает
Учётка уволенного переходит новичку. Вы увольняете Петю и берёте Васю. Нового пользователя для Васи не создаёте: он переименовывает учётку Пети на себя. Так не нужно переводить на нового сотрудника сделки, лиды, дела и задачи, и старые чаты остаются под рукой.
- Пароль не сменили. Тогда Петя может зайти под старой учёткой с домашнего компьютера, всё видеть и, возможно, навредить.
- Пароль сменили, но не удалили ключи доступа для приложений и календаря. С компьютера Петя уже не зайдёт, но через приложение по-прежнему видит всё и остаётся в курсе дел бывшего работодателя.
Учётка у подрядчика. Вы дали подрядчику свой логин и пароль от Битрикс24 для работ. Работы закончились, а пароль не сменили. Подрядчик может заходить под вами и делать что захочет.
Что делать
- Передаёте учётную запись от увольняемого сотрудника новому — обязательно смените пароли на почте и в Битрикс24 и отключите все старые интеграции увольняемого.
- Увольняйте сотрудника через «Штрафбат» — так Максим называет отдел, в который переводят сотрудников перед увольнением. Это позволяет без риска перенести всё с увольняемого на нового сотрудника.
- Включите двухэтапную авторизацию на портале для себя и для сотрудников.
Полезно почитать:
Коротко
- Администраторов — минимум. Подчинённым, родственникам и соучредителям права администратора не нужны.
- Лицензию оплачивайте с одного расчётного счёта, основного администратора указывайте в кабинете партнёра.
- Каждого сотрудника — в нужный отдел; помните, что права подчинённых наследует руководитель.
- Передали учётку или дали доступ подрядчику — смените пароли, удалите пароли приложений и включите двухэтапную авторизацию.